Shelter archives ou container archives

Les règles définissant la gestion des différents documents officiels (factures, devis, comptabilité diverse) sont fixées par la loi, certains documents devant être conservés pendant plus de 10 ans.

Dès lors, les volumes d’archives papier ne cessent d’augmenter et peuvent devenir problématiques pour les entreprises, surtout en cas de développement commercial car il faut gérer et sécuriser des documents qui restent inflammables et périssables. Un type bien spécifique de shelter de sécurité existe pour répondre à cette problématique : il s’agit du shelter archives.

De ce fait, la spécificité la plus importante d’un shelter de stockage d’archives est, dans la plupart des cas, d’être coupe-feu (60 minutes à 120 minutes). Ce type de local est dépourvu de fenêtre pour assurer la fonction coupe-feu.

Reste que les solutions à mettre en œuvre pour la sécurisation d’un shelter ou container archives représentent un coût qui reste néanmoins très éloigné de la restauration des documents sinistrés. Lors de la dépose d’un permis de construire d’un ensemble de bureaux ou d’un ERP présentant une salle dite « archives », il y aura obligation de rendre le local coupe-feu.

Généralement les murs et le plafond seront, à minima, coupe-feu 60 minutes, voire 2 heures. Dans le cas d’un étage, le sol peut être rendu coupe-feu, lui aussi. Le degré coupe-feu de la porte est généralement de la moitié de la valeur de l’enveloppe, soit une porte coupe-feu 60 minutes pour un local coupe-feu 120 minutes.

Les règles qui imposent le coupe-feu

Le coupe-feu est imposé :

  • Par la réglementation du travail en fonction des caractéristiques du bâtiment (ERP, ERT, catégorie, surface…) ;
  • Par les préconisations des assureurs qui vont parfois au-delà de la réglementation, au risque de refuser d’assurer leur client.

Outre le coût et la mise en œuvre, le risque est de devoir déplacer ou agrandir la salle archive, ce qui constituera une difficulté supplémentaire pour le client. C’est pourquoi de nombreux clients préfèrent recourir à un shelter archives mobile.

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Les avantages du shelter archives mobile

Les principaux avantages de cette solution sont les suivants :

  • Coût inférieur à la construction traditionnelle ;
  • Implantation du shelter plus souple et l’emplacement peut être modulé selon les circonstances ;
  • Possibilité de placer les archives à l’extérieur du bâtiment, ce qui limite le risque de propagation d’un incendie et donne de la place supplémentaire à l’intérieur du bâtiment d’origine.
  • Possibilité de rajouter des containers et shelters archives en fonction des besoins et du volume à gérer ;
  • Externalisation des shelters ou containers archives sur un autre site ou regroupement facilité des archives pour des sociétés multisite.

Les caractéristiques techniques des shelters archives

D’un point de vue technique, les shelters archives sont, le plus souvent, proposés avec les caractéristiques suivantes :

  • Hauteur sous plafond importante afin de pouvoir stocker sur de plus grandes hauteurs ;
  • Etagères en acier non-combustibles ;
  • Résistance de sol renforcée, le papier pesant relativement lourd ;
  • Degré coupe-feu de l’enveloppe et de la porte comme vu précédemment ;
  • Eventuellement une climatisation ou une mise hors gel ;
  • Mise en place de systèmes de détection d’incendie et d’extincteurs (à mettre en place par le client en général).

Le shelter archives est soit monobloc, soit résulte de la juxtaposition de plusieurs modules entre eux.

Dans ce dernier cas, une équipe de montage devra être dépêchée sur place pour assurer le déchargement, puis le calage et l’assemblage des différentes unités entre elles. L’équipe devra aussi assurer l’intégrité du coupe-feu entre les murs, le plafond, et éventuellement le sol.

Dans ce cadre, il est possible de faire de grandes salles archives, la taille finale dépendant du nombre de shelters assemblés entre eux.

Les solutions de shelters archives coupe-feu sont donc des solutions souples et peu coûteuses à mettre en œuvre. La grande modularité des solutions permet de répondre à presque toutes les configurations.

Qu’il s’agisse de solutions à base de panneaux sandwich, de containers maritimes modifiés ou de solutions mécano-soudées, il faut compter un délai de 8 à 12 semaines entre la commande et l’arrivée de votre container ou shelter archives sur site.

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C’est aussi et avant tout une solution économique et rapide à mettre en œuvre qui séduit de plus en plus de clients.